Obrigações de fim de ano: um guia para o RH

FONTE: BLOG DO RH

Saiba mais sobre férias coletivas, 13º salário e outros assuntos importantes do último trimestre

O fim de ano é uma época de muita correria para o setor de Recursos Humanos, principalmente o Departamento de Pessoal. Afinal, nos meses de outubro a dezembro (e, em algumas empresas, janeiro do ano seguinte), há muitas obrigações legais da empresa que precisam ser cumpridas.

É preciso fazer cálculos de benefícios (além do cálculo habitual da folha de pagamento) e ficar atento a datas-limite. Além disso, existe uma demanda maior dos colaboradores por informações. Tudo isso consome mais tempo da equipe e, se você não estiver bem organizado para completar as atividades no prazo, a empresa ainda pode ser penalizada.

Mas não se preocupe! Neste artigo, nós da Metadados — empresa que desenvolve e oferece sistema para a gestão de RH — vamos abordar com detalhes todas as obrigações legais que você deve cumprir nos próximos meses, explicando o que são e como devem ser executadas. Acompanhe!

Quais são as obrigações legais de final de ano das empresas?

Vamos começar pelo básico e levantar quais são as obrigações legais que sua empresa precisa cumprir, em relação às atividades de Recursos Humanos, no período de final de ano. Se fizermos uma lista, ela vai incluir 2 itens principais: o pagamento do 13º salário e a organização das férias coletivas, se houver.

Neste artigo, vamos focar principalmente nestes itens, já que são os mais complexos e causadores de muitas dúvidas, tanto entre profissionais de RH quanto entre os trabalhadores em geral.

Talvez, na sua empresa, essa lista seja bem maior. Ela pode incluir, por exemplo, o pagamento do Programa de Participação nos Lucros e Resultados. Em algumas empresas, esse processo ocorre no final do ano, após a apuração dos lucros em um determinado período comercial; em outras, o pagamento acontece mais cedo, atendendo a uma data determinada pela convenção coletiva.

É interessante notar que essa diferença pode até mesmo afetar o valor do bônus PLR. Quando há tempo para fazer a apuração do lucro da empresa, o bônus pode ser proporcional a esse valor; por outro lado, quando não há como buscar essa informação para realizar o pagamento, o bônus pode estar vinculado a uma porcentagem fixa do salário bruto do funcionário. Essa porcentagem, seja sobre os lucros ou sobre o salário, também é estipulada pelo acordo coletivo.

Outro item que pode entrar na lista de obrigações legais da empresa nos meses finais do ano é a de dar início à preparação do Informe de Rendimentos de seus funcionários. Essa é uma tarefa extremamente importante porque, sem esse documento, os trabalhadores podem ter problemas ao fazer sua Declaração do Imposto de Renda no ano seguinte.

Por esse motivo, existe um prazo para que as empresas entreguem o Informe a todos os empregados, que vai, em geral, até o fim do mês de fevereiro do ano seguinte ao período declarado. Caso a empresa não faça essa entrega dentro do prazo, ou emita informes incorretos, ela fica sujeita a punições legais.

A principal delas é uma multa no valor de R$ 41,43 por funcionário cujo informe está irregular. Vale a pena lembrar que é obrigação da empresa fornecer o Informe de Rendimentos também aos funcionários que foram desligados no período.

Algumas empresas também vão incluir ainda outros itens, envolvendo possíveis benefícios de final de ano, à lista de atividades do setor de Recursos Humanos nos meses de outubro a dezembro. Trata-se de algo opcional, não previsto em lei e cujo descumprimento, portanto, não irá necessariamente acarretar em penalidades, como multas.

Alguns exemplos são as empresas que oferecem um cartão do tipo “vale” para compra de presentes de Natal, como já é oferecido pela empresa Alelo, ou uma cesta básica especial de Natal.

Entretanto, mesmo que essas não sejam obrigações legais da empresa, a equipe de RH precisa estar muito atenta a seu cumprimento. Uma vez que a empresa estabelece um compromisso com seus funcionários, seja formal ou informal, seu descumprimento pode causar uma forte tensão entre as partes.

Precisamos lembrar que o trabalho desse setor vai muito além da administração de pessoal e passa pela verdadeira gestão estratégica de pessoas, buscando trabalhar questões-chave como motivação e engajamento dos funcionários. Dessa forma, seria muito grave que uma falha do próprio RH afetasse negativamente o sentimento dos colaboradores em relação à empresa.

Em resumo, mesmo que não se tratem de obrigações legais, essas tarefas também precisam receber prioridade da equipe para que sejam completadas de maneira eficiente, ágil e com qualidade.

Férias Coletivas: como funcionam

Agora que você já viu alguns dos itens que podem integrar a lista de tarefas do setor de RH nos meses finais do ano, vamos entrar no tema principal deste artigo, focando nos 2 itens que costumam trazer maior complexidade. O primeiro deles são as férias coletivas.

Diferentemente das férias comuns, as férias coletivas são oferecidas simultaneamente a todos os colaboradores da empresa, ou, pelo menos, de um certo setor ou unidade. Esse recurso é usado para que a empresa possa reduzir seus custos, parando as atividades em um período no qual a procura dos clientes é baixa. Um exemplo clássico é a indústria automotiva, que tradicionalmente interrompe a produção no mês de dezembro.

É importante ressaltar que esse recurso não é somente útil para as finanças da empresa, mas também é muito importante para o próprio funcionário. Afinal, com a aplicação das férias coletivas, a empresa consegue manter sua viabilidade financeira, o que muitas vezes previne o uso do desligamento como ferramenta para cortar custos.

Geralmente quando falamos sobre férias coletivas lembramos o período de final do ano porque é o cenário mais comum. Porém, esse recurso pode ser acionado a qualquer momento durante o ano, de acordo com as características de sazonalidade do segmento de mercado em que a empresa atua, seja por conta das festas de final de ano, do verão, do inverno, da páscoa entre outros períodos que interferem diretamente na produção e comercialização de determinados produtos ou serviços e, consequentemente, na demanda ou escassez de mão de obra.

A legislação estabelece que as férias coletivas podem ser gozadas em até 2 períodos anuais distintos, desde que nenhum deles seja inferior a 10 dias corridos (art. 139 da CLT). Assim, também serão inválidas as férias gozadas em períodos inferiores a 10 dias ou se divididas em 3 ou mais períodos distintos.

Um ponto interessante é que a empresa pode conceder as férias coletivas em um período e quitar o saldo do outro período por meio de férias individuais ao longo do ano, ou seja, as férias poderão ser concedidas parte como coletivas e parte individual, isso é, havendo escassez de produção a empresa poderá conceder 10 dias de férias coletivas a seus empregados e os 20 dias restantes, poderão ser administrados individualmente no decorrer do ano – conforme a programação anual – desde que este saldo seja quitado de uma única vez.

Vale lembrar que funcionários com menos de 18 anos ou mais de 50 anos de idade têm o direito de gozar as férias de maneira integral; para eles, não pode haver divisão em dois períodos.Portanto, a esses empregados será assegurado o gozo integral de férias, segundo a aquisição do respectivo direito: 30, 24, 18 ou 12 dias, conforme o número de faltas injustificadas no curso do período aquisitivo respectivo.

Ainda, o empregado estudante menor de 18 anos de idade tem o direito de fazer coincidir suas férias com o período de suas férias escolares. Conforme estabelece o artigo 25 do Decreto nº 5.598/2005, as férias dos trabalhadores aprendizes devem coincidir, preferencialmente, com as férias escolares, sendo vedado ao empregador fixar período diverso daquele definido no programa de aprendizagem. Lembramos que, por meio da Lei nº 10.097/2000, vários dispositivos da CLT referentes à aprendizagem foram alterados.

No caso das férias coletivas, por ser uma opção do empregador, as datas de início e término são determinadas conforme as necessidades da empresa.

Inexiste, na Consolidação das Leis do Trabalho (CLT), previsão expressa para a data de início do período de gozo das férias. Mas, tendo em vista a finalidade de proporcionar ao empregado a recuperação da capacidade física e mental, entende-se que deva iniciar em dia útil, a exemplo da previsão expressa em vários documentos coletivos de trabalho (acordos, convenções ou sentenças normativas), caso em que o sindicato da categoria profissional respectiva deve ser consultado a respeito.

Vale lembrar que, de acordo com o Precedente Normativo nº 100, aprovado pela Resolução Administrativa nº 37/1992, do Tribunal Superior do Trabalho (TST), ficou estabelecido: 100 – Férias – Início do Período de Gozo (positivo): O início das férias, coletivas ou individuais, não poderá coincidir com sábado, domingo, feriado ou dia de compensação de repouso semanal. (Ex-PN 161)

Além disso, não é preciso levar em consideração o “período aquisitivo” de cada funcionário ao escolher o período de férias coletivas. Em outras palavras, é possível que um funcionário receba férias coletivas mesmo sem ter completado o período de 12 meses a partir da data-base de sua admissão.

Aos empregados contratados há menos de 12 meses, ou seja, que não completaram ainda o período aquisitivo de forma integral, estes gozarão, na oportunidade, férias proporcionais ao período trabalhado. Para estes empregados, o período aquisitivo de férias deverá ser alterado, iniciando o novo período na data do início das férias coletivas. Aqueles que possuem períodos já completos (12 meses trabalhados ou mais), não terão o período aquisitivo alterado.

A norma celetista dispõe que as férias coletivas possam ser concedidas a todos os empregados de uma empresa, a um ou alguns estabelecimentos da organização de determinada região ou ainda, a determinados setores específicos.

Nada impede que uma empresa conceda férias coletivas somente ao setor de produção e mantenha os demais operando normalmente. É importante destacar neste caso, que todos os empregados do setor de produção saiam em férias coletivas.

Nesse caso, perante a Justiça do Trabalho, a situação perde a validade como férias coletivas e passa a ser considerada simplesmente uma situação em que vários funcionários receberam férias individuais.

Como organizar as férias coletivas?

Se a sua empresa quiser oferecer férias coletivas aos funcionários no final do ano, é preciso estar organizado e atento às datas, já que existe um procedimento administrativo necessário para validar essa ação. É preciso completar esse procedimento com uma antecedência mínima de 15 dias em relação ao início das férias coletivas, salvo se tratar de ME ou EPP, consoante o disposto no art. 51, inciso V da Lei Complementar 123/2006;

Em primeiro lugar, é preciso comunicar à Delegacia Regional do Trabalho as datas de início e término estipuladas para as férias coletivas. Caso essa ação vá ser aplicada somente a uma unidade ou setor da empresa, também é preciso comunicar qual será.

Em segundo lugar, depois de comunicar ao DRT, é preciso também informar formalmente o sindicato da categoria profissional sobre a concessão das férias coletivas.

Em terceiro lugar, é preciso comunicar aos próprios funcionários. Os meios para essa comunicação podem ser diversos, incluindo e-mail, intranet e redes sociais fechadas da empresa. Porém, é obrigatório afixar um aviso bem visível nos murais da empresa.

Além disso, para a segurança da empresa, é válido criar uma declaração de ciência, que deve ser assinada por todos os funcionários, atestando conhecimento da data de início e término das férias coletivas. Esse processo de coletar as assinaturas também é interessante porque cria uma oportunidade para que cada funcionário fale diretamente com a equipe de RH e esclareça suas dúvidas sobre as férias coletivas.

Depois de ter organizado e comunicado aos funcionários sobre as férias coletivas, é importante que o setor de RH também faça a preparação do pagamento, que, como nas férias individuais, o valor a ser pago para o empregado a título de remuneração de férias será determinado de acordo com o salário da época da concessão, da duração do período de férias e da forma de remuneração percebida pelo empregado, acrescido de 1/3 (um terço), conforme determinação do art. 7º, inciso XVII da constituição, tendo o empregado, inclusive, o direito à média de adicionais como horas extras, adicional noturno, periculosidade, comissões entre outros.

Um aspecto interessante é que, se a empresa optar por dividir o período de férias coletivas em duas vezes, o funcionário também vai receber o bônus de 1/3 duas vezes (porém, é claro, proporcionalmente ao valor do salário de férias). Assim, se um funcionário que recebe R$ 1500 por mês tiver férias coletivas em 2 períodos de 15 dias cada, ele vai receber R$ 750 + R$ 250 em cada período. 

Preparamos um checklist para ajudar você na organização das férias. Acesse agora gratuitamente:

13º Salário: regras gerais

Além das férias coletivas, outra preocupação importante que entra na lista de obrigações legais da sua empresa para o final de ano é o pagamento do 13º salário. Trata-se de um benefício constitucional: um salário adicional por ano, pago a título de gratificação de Natal. Segundo a lei nº 4.090/62, o 13º salário é direito de todos os trabalhadores urbanos, rurais, avulsos e domésticos. Aposentados e pensionistas do INSS também têm direito ao benefício.

Para ser mais preciso, o valor do 13º corresponde à soma de 1/12 do salário de cada mês trabalhado ao longo do ano. Por esse motivo, funcionários contratados depois do dia 15 de janeiro vão receber um valor proporcional apenas aos meses trabalhados.

Caso o funcionário trabalhe menos de 15 dias em seu primeiro mês de contratação, devido à data de início, adia-se o primeiro mês considerado para cálculo do décimo terceiro salário. Por exemplo, se o funcionário assumir seu emprego no dia 25 de março, o 13º salário passa a ser computado a partir de abril. Outro detalhe importante é que, caso o funcionário exceda 15 faltas não justificadas em qualquer mês do ano, ele perde o direito à fração do 13º salário referente àquele mês.

Ou seja, o 13º salário será pago proporcionalmente ao tempo de serviço do empregado prestado ao empregador, considerando-se a fração de 15 dias de trabalho como mês integral.

Para aqueles que recebem salário variável, a qualquer título, a gratificação natalina será calculada na base da soma das importâncias variáveis devidas nos meses trabalhados até o anterior àquele em que se realizar o adiantamento.

Os empregados que receberem parte fixa terão o respectivo valor somado à parte variável.

As horas extras integram o 13º salário, conforme Enunciado do TST 45.

O adicional noturno também integra o 13º salário por força do Enunciado I da Súmula TST 60 e o mesmo vale para bônus e comissões.

Os adicionais de insalubridade e de periculosidade integram o pagamento do 13º salário, uma vez que fazem parte da remuneração do empregado. Estes adicionais, como são percentuais aplicados sobre valores determinados (salário-mínimo ou salário-base, conforme o caso), não se faz média.

O 13º pode ser pago de 2 formas diferentes. A primeira delas é a parcelada. Nesse caso, a empresa deve pagar a primeira parcela entre 01 de fevereiro e 30 de novembro, enquanto a segunda parcela é paga até o dia 20 de dezembro. Por outro lado, se a empresa preferir, pode realizar o pagamento em uma parcela única, até o dia 30 de novembro.

Embora nós falemos desse salário como uma obrigação de final de ano, na prática, o setor de RH pode ter que lidar com o 13º salário em diversos momentos durante o ano. Isso acontece porque o funcionário pode optar por um adiantamento da primeira parcela, que será paga nas suas férias.

No entanto, para ter esse direito, o próprio funcionário precisa fazer o requerimento do adiantamento no mês de janeiro, independentemente de qual será o mês de gozo das férias. Além disso, se o mês de gozo for janeiro ou dezembro, não pode ocorrer adiantamento.

Se o funcionário solicitar um adiantamento, a complementação não precisará ser paga até o dia 30 de novembro, ou seja, ela vir somente na data do pagamento da segunda parcela.

Encargos Sociais: Na primeira parcela do 13º salário, não há incidência do INSS e do IRRF. O recolhimento do INSS e IRRF será realizado na segunda parcela.

O FGTS incidirá sobre o valor pago, efetivamente, pelo regime de competência, ou seja, se o pagamento da primeira parcela ocorrer em novembro, o FGTS deverá ser recolhido até o prazo legal estabelecido, junto com a folha de pagamento.

Como é feito o cálculo do pagamento do 13º salário?

Para explicar como sua empresa deve fazer o cálculo do 13º salário, vamos usar o exemplo do pagamento em duas parcelas.

Nesta situação, a primeira parcela terá o valor de 50% do salário do mês anterior ao seu pagamento; se ela for efetuada em outubro, seu valor será de 50% do salário de setembro. Enquanto isso, a segunda parcela, que é sempre paga em dezembro, terá o valor de 50% do salário de dezembro, fora os descontos.

Suponha então, que um funcionário cujo o salário bruto é de R$ 2000,00, projetando o recebimento dos avos até dezembro terá direito à 12 avos de 13º salário. Neste caso, ao calcularmos a antecipação de 13º salário o mesmo irá receber 50% da remuneração, ou seja, R$ 1000,00;

No pagamento da segunda parcela, o valor a ser considerado é o salário de dezembro. Divida esse salário por 12 e multiplique pelo número de meses trabalhados no ano.Desse resultado, subtraia os descontos referentes ao INSS e Imposto de Renda do funcionário.

Voltando ao nosso exemplo: Portanto, o funcionário vai receber 100% da sua remuneração: R$ 2.000,00, descontando os encargos de INSS e IRRF se tiver além da primeira parcela de 1000,00, nesta segunda parcela do 13º salário.

Então: Remuneração R$ 2000,00 – (alíquota de 9% de INSS = 180,00) = R$ 1820,00
R$ 1820,00 – 1000,00 (primeira parcela de 13º) = 820,00
Para este contrato é devido R$ 820,00 como liquido da segunda parcela;

Mais uma vez, vale a pena lembrar que esse é um exemplo simples, e não leva em consideração casos especiais, como:

• Funcionários que receberam um aumento de salário entre o pagamento da primeira e da segunda parcela do 13º salário;
• Funcionários que receberam horas extras ou comissões, tornando seu salário variável mês a mês;
• Funcionários que começaram a trabalhar depois de janeiro ou que tiveram excesso de faltas não justificadas em algum mês do ano.

Todos esses casos podem alterar o cálculo do 13º salário. Portanto, é indispensável que a equipe de Recursos Humanos esteja bem preparada e atenta para esta atividade. Contar com uma boa ferramenta de gestão, como um sistema de RH voltado a tarefas de fechamento da folha de pagamento, também pode agilizar muito o processo, além de reduzir o risco de erros no pagamento deste benefício.

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Quais são as punições por não cumprimento?

Para cada ação administrativa do RH, existe sempre uma série de regras. Quando elas não são cumpridas, gerando algum tipo de ônus para os funcionários, a lei prevê a aplicação de punições. Com as férias coletivas e o pagamento do 13º salário, não é diferente.

Você já viu quais são os requisitos para oferecimento de férias coletivas. Quando a empresa falha em atender a esses requisitos, ela fica sujeita ao pagamento de uma multa, no valor de R$ 170,25 por funcionário em situação irregular. Por exemplo, se a sua empresa oferecer férias coletivas a um setor com 10 funcionários, mas houver alguma falha no processo, a multa trabalhista será equivalente a R$ 1702,60.

Além disso, ainda em relação à punição por não cumprimento das regras para férias coletivas, o empregador também pode ter que pagar uma compensação aos próprios funcionários. Nesse caso, o valor é o dobro do salário de férias, mais 1/3 determinado pela Constituição Federal.

Em relação ao 13º salário, o não cumprimento das determinações da lei também pode acarretar punições importantes. Em primeiro lugar, no caso de a empresa passar por uma fiscalização do Ministério do Trabalho, o empregador será autuado e deverá pagar uma multa. Essa multa tem o mesmo valor daquela aplicada no caso de problemas com as férias coletivas, ou seja, R$ 170,25 por funcionário em situação irregular.

É importante observar que, se o empregador não cumpre com as datas ou outros termos de pagamento do 13º salário, a legislação não concede ao trabalhador qualquer direito a algum tipo de compensação excedente. Ele vai receber os valores devidos sem reajustes.

Porém, o funcionário prejudicado pode acionar o sindicato em busca de uma assistência jurídica e abrir um processo trabalhista contra a empresa. Além disso, em alguns casos, pode ser que a convenção coletiva da categoria tenha termos próprios para estabelecer compensações quando o 13º não é pago regularmente.

Como você pode perceber, o final de ano não é o período mais fácil para a equipe de Recursos Humanos. Entre organização das férias coletivas e pagamento do 13º salário, há muito trabalho burocrático a ser feito.

Um erro pode trazer graves consequências, e não estamos apenas falando das consequências financeiras, que estão relacionadas ao pagamento de multas trabalhistas: é importante pensar também nas consequências que esses erros podem acarretar para a relação entre os colaboradores e a empresa.

Essa relação será abalada caso os colaboradores percam a confiança na competência e comprometimento da equipe de RH com a dedicação ao cumprimento de seus direitos. Zelar pela boa execução das obrigações legais da empresa, seja no final de ano ou em qualquer outro período, portanto, é uma forma de proteger o elo entre empregados e empregador.

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