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Como anda a produtividade dos colaboradores? Tem sido um tema nas avaliações de desempenho recentemente? Recebeu desabafos dos líderes sobre entregas atrasadas dos seus liderados? Na verdade, a procrastinação é um desafio no ambiente de trabalho, mas saiba que é possível superá-lo. Melhor ainda: a área de Gestão de Pessoas pode ser o herói nesta missão.
Os profissionais de RH estão sempre em busca de soluções para manter um ambiente de trabalho eficiente e saudável. Por isso, neste artigo, preparado pela equipe da Metadados – empresa especializada em sistemas para RH – exploraremos o que é a procrastinação, as consequências desse tipo de comportamento no desempenho profissional e dicas para auxiliar no combate.
O que é procrastinação?
Procrastinar é o ato de deixar as tarefas para depois. É quando você sabe que tem algo importante para fazer, mas acaba adiando a execução, muitas vezes por medo do fracasso ou simplesmente por hábito.
No entanto, quando isso se torna uma prática constante, resultando em uma procrastinação crônica, pode afetar negativamente tanto a produtividade quanto o desempenho profissional, além da saúde mental.
Quem sofre de procrastinação tende a ficar mais estressado, ansioso e a carregar consigo um forte sentimento de culpa por ter uma lista de tarefas pendentes e não conseguir concluí-las. Essas emoções podem levar a uma significativa falta de motivação, baixa autoestima e frustração.
É importante ressaltar que, inicialmente, adiar a resolução da tarefa traz um alívio momentâneo, motivado pelo afastamento da situação conflituosa. Contudo, quando o momento da entrega da tarefa chega, a ansiedade e o estresse também se manifestam.
O que causa a procrastinação no trabalho?
A procrastinação no trabalho está associada a uma série de fatores, incluindo a sobrecarga de tarefas, falta de clareza sobre as expectativas da função, ambiente de trabalho desorganizado, falta de autonomia e até mesmo problemas pessoais que impactam o desempenho profissional.
O perfeccionismo também pode influenciar, pois a pessoa adia a tarefa buscando mais tempo ou inspiração para executá-la de forma mais perfeita. Essa percepção errônea gera um acúmulo de atividades que aguardam o ‘momento perfeito’, o qual sabemos que não existe.
Por isso, esse assunto deve ser gerenciado com cautela e compreensão. Aqueles que sofrem de procrastinação não devem ser julgados, mas sim receber tratamento adequado. Não é uma escolha da pessoa agir dessa forma, mas sim um sintoma de possíveis transtornos, sendo a ansiedade um deles.
Portanto, um feedback construtivo é o primeiro passo que a empresa pode tomar nesse sentido, mas deve ser gerenciado com cuidado e maturidade. Por isso, a equipe da Metadados preparou um material com tudo o que o profissional de RH precisa saber sobre essa prática. É só clicar e baixar gratuitamente!
Qual o impacto da procrastinação na empresa?
Aqueles que lutam contra a procrastinação, infelizmente, não são os únicos afetados. Adiar tarefas pode ter diversos impactos negativos, não apenas para a saúde do colaborador, mas também para o funcionamento geral da empresa. Abaixo estão alguns dos principais impactos:
- Perda da produtividade: a procrastinação leva a atrasos na conclusão de tarefas e projetos, resultando na perda de produtividade tanto para o colaborador como para a equipe e empresa.
- Qualidade do trabalho: quando as tarefas são deixadas para depois, os colaboradores podem não ter tempo suficiente para executá-las com cuidado e atenção, comprometendo a qualidade do trabalho entregue.
- Aumento do estresse: a procrastinação vem com prazos apertados e muita pressão, uma vez que os colaboradores não conseguem terminar a tarefa. Esse adiamento resulta em altos níveis de estresse e ansiedade no ambiente de trabalho.
- Impacto nos prazos e metas: o adiamento das tarefas resulta em atrasos em projetos maiores, afetando assim o cumprimento de prazos e metas estabelecidos pela empresa.
- Prejuízo à cultura organizacional: se a procrastinação for tolerada ou incentivada no dia a dia da empresa, isso pode prejudicar a cultura organizacional, descredibilizando os valores de responsabilidade, comprometimento e eficiência.
- Aumento dos custos: a procrastinação pode resultar em horas extras e retrabalho, além disso, pode gerar perda de oportunidades de negócio e maiores custos operacionais para a empresa.
Procrastinação e presenteísmo – qual a relação?
Quando falamos em procrastinação, podemos confundir com o presenteísmo, o que é normal, pois esses dois comportamentos estão relacionados entre si e ambos podem afetar o desempenho e bem-estar dos colaboradores dentro de uma organização. Mas, aqui faremos uma distinção entre eles, trazendo um exemplo para você, a fim de que cada um seja trabalhado com o foco correto.
Como vimos anteriormente, a procrastinação refere-se ao adiamento ou postergação de tarefas importantes, muitas vezes em favor de atividades mais agradáveis ou menos desafiadoras. A tarefa pode resultar em prazos não cumpridos, qualidade de trabalho comprometida e aumento do estresse e da ansiedade.
Exemplo:
Imaginemos que um colega seu recebeu uma tarefa importante para concluir, como escrever um relatório que deve ser entregue dentro de sete dias. Porém, em vez deste colega começar imediatamente, ele decide adiar o início da tarefa e fazer outras atividades que não são tão prioritárias e que muitas vezes são menos trabalhosas, como arrumar a sua mesa de trabalho.
Conforme o prazo se aproxima, a pessoa começa a sentir uma crescente sensação de ansiedade e culpa por não ter começado a trabalhar no relatório mais cedo. Mas, em vez de enfrentar a tarefa de frente, continua a adiar, convencendo-se de que ainda têm tempo suficiente para concluir o relatório.
Ele faz isso (muitas vezes de forma inconsciente) para adiar o máximo possível aquela sensação de “trabalho impossível”, de angústia e cobrança. Infelizmente isso faz com que as sensações desagradáveis se multipliquem até que a tarefa seja resolvida.
Quando é véspera ou no próprio dia em que deve entregar o trabalho, seu colega se vê sob pressão e é forçado a trabalhar de forma intensiva para terminar a tempo. Logo, esse ciclo de procrastinação pode resultar em trabalho de qualidade inferior, estresse desnecessário e até mesmo em não cumprir o prazo estabelecido.
Presenteísmo, o que é?
Por outro lado, o presenteísmo ocorre quando os colaboradores comparecem ao trabalho, mas não estão totalmente presentes ou engajados em suas atividades devido a problemas de saúde física ou mental, distrações ou falta de motivação.
Exemplo:
Você tem percebido que seu colega de trabalho está distante. Apesar de comparecer ao trabalho todos os dias, você nota que ele está constantemente distraído e desmotivado, chegando, inclusive, atrasado com frequência.
Ao conversar com ele, percebe que está enfrentando problemas financeiros e passa grande parte do tempo olhando para o nada ou navegando na internet sem propósito relacionado ao trabalho. Embora seu colega esteja fisicamente presente no escritório, sua mente está longe, preocupada com suas finanças.
Você sugere que ele tire uma folga, mas ele não quer que seu salário seja reduzido ou mesmo tem medo de perder o emprego. No entanto, está claro que esta fase afeta negativamente seu desempenho e o ambiente de trabalho ao seu redor.
Esse é um exemplo de presenteísmo, onde um colaborador está no trabalho, mas sua capacidade de contribuir de forma eficaz e produtiva é comprometida devido a questões pessoais ou de saúde.
A relação entre procrastinação e presenteísmo está no fato de que ambas podem ser sintomas de problemas relacionados ao gerenciamento do tempo, sobrecarga de trabalho, falta de motivação, problemas pessoais ou até mesmo sintomas de transtornos mais graves, como a ansiedade e depressão.
Pode gerar inclusive a Síndrome do Impostor, onde o colaborador não se sente capaz de realizar as suas tarefas cotidianas por conta de experiências negativas. E essa síndrome é tão presente no dia a dia profissional que promovemos um bate-papo com especialistas da área de saúde mental sobre o tema. Não deixe de conferir!
O papel do RH na procrastinação dos colaboradores
É importante que as empresas estejam atentas aos sinais de procrastinação e implementem medidas para ajudar os colaboradores a gerenciar seu tempo e prioridades de forma mais eficaz.
O RH, preocupado com a saúde e bem-estar de todos, pode ajudar nesta missão. E como o time da Metadados busca sempre auxiliar o RH a transformar organizações de forma humanizada, separamos cinco dicas fáceis para serem colocadas em prática. Confira!
5 dicas para o RH combater a procrastinação
- Conscientização: organize workshops e palestras sobre o tema. Inclusive, profissionais da área da psicologia podem contribuir para esse diálogo.
- Defina metas claras: ajude os colaboradores a definir metas claras e alcançáveis. Uma dica é priorizar as tarefas do dia e, ao fim do expediente, selecionar aquelas que serão definidas para o dia seguinte. Ou seja, um passo de cada vez.
- Ofereça ferramentas: forneça ferramentas de gerenciamento do tempo para ajudar os colaboradores a priorizar tarefas e evitar a procrastinação. Existem diversas técnicas, como o Monday, que costumamos utilizar aqui na Metadados!
- Incentive o autocuidado: converse com os colaboradores sobre a importância do equilíbrio entre trabalho e vida pessoal, incentivando-os a cuidar de sua saúde física e mental.
- Conte com a ajuda da tecnologia: utilize plataformas como o Vibe da Metadados, que auxilia o RH e os líderes no monitoramento do time em diversas situações. Com uma análise de cenário mais apurada, é possível gerenciar e reconhecer o desempenho de cada colaborador de forma justa e confiável, ajudando efetivamente quem mais precisa no momento.
Conclusão
Não é mais novidade que combater a procrastinação é essencial para garantir a produtividade, qualidade e bem-estar dos colaboradores. E como o a gestão de pessoas desempenha um papel crucial nesse processo, esperamos que este conteúdo possa contribuir para criar um ambiente de trabalho mais eficiente, saudável e produtivo para todos!
Caso queira continuar sua jornada do conhecimento, leia nosso artigo sobre etarismo.
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